Kanban por membro
Arraste os cartões entre as etapas do pipelineEscritório
Painel de gestão — fases, ranking, estatísticas e registrosLeads Quentes
Casos livres sem responsável · —Carregando fichas...
Roteiros de atendimento
Roteiros condicionais para conduzir o atendimentoControle
Estatísticas da equipe e registro de todas as alterações do sistemaUma tela, o dia inteiro: quem espera resposta, o que tem hora marcada, o que venceu.
Leads atribuídos no chat e resultado no pipeline.
| Membro | Dist. no Mês | Pendentes | Distribuídos | Perdidos | Arquivados | Conversão |
|---|
Dist. no Mês = casos que entraram em Distribuídos no mês corrente. Conversão = Distribuídos ÷ (Pendentes + Distribuídos + Perdidos).
| Data / hora | Membro | Categoria | Ação | Card / cliente | Detalhe |
|---|
Ordenado da alteração mais recente para a mais antiga. O registro começa a ser alimentado a partir desta versão — alterações feitas antes dela não constam.
Configurações
Equipe, conexão e automações do escritório📁 Documentos no OneDrive
Quando um cliente manda um documento, ele é lido pela IA, ganha nome
(Contracheque — 03-2026.pdf) e vai para a pasta daquele cliente no OneDrive.
PDF com vários documentos é separado; foto vira PDF, com a inclinação leve endireitada, contraste e margem aparada
(o arquivo como o cliente mandou fica na subpasta 9. Originais do WhatsApp — só CRM (não mexer)).
Se a leitura não tiver certeza, o nome começa com Conferir — (ex.: Conferir — TRCT.pdf): o arquivo
não marca o checklist sozinho até alguém renomear na pasta. Ilegível vira Nao identificado.
Quando a leitura não responde, o arquivo sobe com o nome de origem e a extensão certa (ex.: imagem.pdf).
A pasta nasce com o primeiro documento — quem não manda nada não ganha pasta.
Nada fica na raiz da pasta do caso (v537.782): toda pasta de caso — em Em atendimento, Casos Pendentes, Casos Distribuídos, Casos Arquivados e Casos Perdidos — tem só estas subpastas, nesta ordem:
• 1. Documentos do cliente — CRM e escritório: documentos, provas, prints, vídeos e áudios, procuração (o que o cliente manda pelo WhatsApp vem para cá; "para a próxima petição" deixou de ser pasta: os anexos se escolhem no pop-up da petição);
• 2. Contrato e Financeiro — CRM e escritório: contrato de honorários, propostas, comprovantes de pagamento e custas (o comprovante dos honorários vem para cá sozinho);
• 3. Pareceres e Petições — CRM e escritório: pareceres, consultas, pesquisa e jurisprudência (processos de terceiros), cálculos, pautas, resumos, peças, rascunhos e as respostas do Claude — com o tipo no começo do nome (Parecer – , Pesquisa – , Petição – , Consulta – , Cálculo – , Pauta – , Resumo – …); o CRM põe o tipo também no arquivo posto à mão, sem repetir;
• 4. Processo — escritório: só a cópia integral dos autos do caso (vale a mais nova de cada número de processo; as antigas vão sozinhas para Anteriores — CRM);
• 9. Originais do WhatsApp — só CRM (não mexer): o arquivo como chegou.
O arquivo solto na raiz o CRM move sozinho quando tem certeza; sem certeza, ele fica e aparece no botão 📁 Pasta da conversa. O checklist conta as pastas 1 e 2.
O Claude lê PDF, Word e planilha em qualquer subpasta, inclusive as criadas à mão; não lê a 9, a Anteriores — CRM, vídeo e áudio (usa as transcrições), .rar/.zip e cópias idênticas.
O caso com número de processo leva o número no nome da pasta.
Ajustes
Ler a partir de:
Modo ensaio:
a IA lê o que o escritório pediu — texto, áudio transcrito, lista ou parecer em PDF/foto — e acrescenta ao checklist um documento por item, sem repetir (sinônimos) e com o que o distingue (mês/ano, assinada, em nome de quem); o que já chegou entra marcado. Grupos de Casos Pendentes e de Casos Distribuídos (nestes, só pedidos a partir de 25/09) — custa uma leitura por bloco de falas do escritório. Em Casos Pendentes, quando o advogado — ou o Dr. Raphael, também pelo número do escritório — cita no grupo o documento que falta, a IA Operacional pede ao cliente na hora, para hoje (pelo número do escritório, 1 minuto e meio depois da última fala, um pedido só para os balões seguidos); o item entra no checklist na rodada seguinte, sem repetir a cobrança no mesmo dia
Dr. / administrador:
Membros:
O 📁 Abrir pasta do card e o Pasta no OneDrive de Clientes abrem a pasta daquele caso por um link "qualquer pessoa com o link": abre em qualquer aparelho, sem conta Microsoft e sem pedido de autorização. Com "ver e baixar" dá para abrir cada arquivo e baixar um a um ou a pasta inteira (.zip); com "enviar e apagar", quem tiver o link também sobe, renomeia e apaga arquivos. O link é o mesmo enquanto o caso estiver ativo e deixa de abrir quando o card vai para Casos arquivados, Perdidos ou é excluído. Ele não fica no banco nem sai em mensagem, mas quem o copiar da barra do navegador abre a pasta até ser revogado: se vazar, use o Revogar todos. Link que o Dr. criou à mão no OneDrive não é apagado.
O token é do servidor (motor, cron e webhook usam para guardar e ler os documentos): depois de gravado, não
volta para a tela de ninguém — a tela fala com a ponte pela sessão de quem entrou no CRM. A vigia da ponte
(de hora em hora) avisa o administrador se ele deixar de valer.
O segredo do Azure expira em agosto de 2028. Quando isso acontecer, a ponte
para de subir documento e o log fala em invalid_client — é aqui que se
troca o token depois de renovar no Azure.
A leitura envia o documento para a OpenAI, que não usa dados de API para treinar.
Vale saber disso ao guardar laudo médico ou documento sob sigilo.
💾 Backup dos dados do CRM
Baixa uma cópia (arquivo JSON) com as conversas, os casos, a equipe e os registros que estão abertos na tela, mais as configurações. Guarde o arquivo em local seguro (Drive, computador). O arquivo é só para guardar: a restauração é feita só pelo servidor, a partir da cópia completa do banco que ele faz todo dia às 03:45.
💡 O servidor já guarda sozinho uma cópia de todos os dados todo dia às 03:45 (é dela que se restaura). Este botão baixa uma cópia extra para o seu computador, útil antes de uma mudança grande. O arquivo contém dados sensíveis de clientes — armazene com segurança.
Novo membro
O membro entra com este e-mail e senha nesta mesma página. Membros veem apenas as conversas atribuídas a eles; administradores veem tudo e distribuem as conversas.
Membros cadastrados
Servidor Evolution API
1) Salve a configuração. 2) Clique em "Gerar QR Code". 3) No celular do escritório: WhatsApp Business → Aparelhos conectados → Conectar aparelho → escaneie o QR. A configuração fica salva no banco do CRM e vale para toda a equipe. A API Key fica só no servidor: o campo aparece vazio e só troca a chave quando preenchido; o WhatsApp da equipe sai pelo servidor, que confere o papel de cada um.
Grupos depois de reconectar
Depois que o WhatsApp do CRM volta a conectar (QR lido ou queda que voltou sozinha), o servidor espera esse tempo antes de mexer em grupos: não cria grupo (nem o automático), não adiciona nem remove participante, não gera link de convite, não consulta participantes e não troca nome ou foto. As mensagens seguem normalmente. O que cair nesse período fica para depois, sem perder nada; quem tentar pela tela recebe "aguarde HH:MM". Padrão: 60 minutos. 0 = sem espera.
Tempo real (webhook)
O webhook mora no servidor (VPS), em https://hook.raphaeltormen.com.br. Com ele ativo, cada mensagem entra no CRM no mesmo segundo, para toda a equipe. Só mexa aqui se as mensagens pararem de chegar: o botão Salvar e ativar pede ao servidor que aponte o WhatsApp de novo para este endereço (a chave do webhook fica só no servidor).
Diagnóstico de mensagens
Use o Testar para ver o que o servidor tem gravado de uma conversa. Se a mensagem mais recente do teste for mais antiga que a do celular, o servidor parou de receber eventos — clique em "Reiniciar instância", aguarde ~30s e teste de novo.
📅 Lembretes de Reunião
Cada lembrete desta aba vai ao CLIENTE, na conversa ou no grupo do caso — sai pelo servidor, com o CRM fechado.
O advogado recebe um aviso só antes da reunião, pelo Aviso de reunião ao advogado (nesta mesma
Agenda · Reuniões); o aviso de reunião marcada mora em Escritório › Avisos à equipe por tipo › Do convite à ligação.
Reunião vencida: 1 hora depois do horário (ou no fim da faixa “a partir de”) ela sai da agenda sozinha e fica no histórico da conversa, sem interruptor; nada é enviado ao cliente por isso.
Configure os tempos e o texto enviado ao cliente antes de cada reunião — valem também para a primeira reunião de diagnóstico (R1) e para a ligação com o lead confirmada por quem atende (v537.956: um lugar só). Texto fixo, nunca escrito pela IA; o texto é o que o senhor escrever abaixo.
Variáveis: {nome}, {titulo} (como o compromisso é chamado ao cliente, abaixo), {data}, {hora}, {tempo}, {advogado} (o advogado do caso com o artigo: “a Dra. Williene”; sem advogado, “o advogado”), {o/a} (“a” ou “o” pelo primeiro nome do cliente: “fique próxim{o/a}”)
Vazio = sua reunião com {advogado}. {advogado} = o advogado do caso pelo tratamento e o primeiro nome (“a Dra. Williene”); sem advogado no caso, o “com {advogado}” some. O título interno do evento (ex.: “R1 — Eduardo”, “Perícia — Caso …”) fica só no CRM e nunca vai ao cliente. Horário: nenhum lembrete sai entre 21:00 e 07:00 — o que cairia de 21:00 à meia-noite sai às 20:00; o da madrugada sai às 07:00 (ou às 20:00 da véspera, se o compromisso for antes das 07:30).
Vazio = sua ligação com {advogado} (aqui, {advogado} é quem atende e confirmou a ligação). A ligação com o lead só sai de 7:00 a 21:00 — o que cairia fora não sai (nada é levado para outra hora); não sai com a ligação desmarcada, já feita (atendida pelo WhatsApp) ou com outro horário pedido pelo lead esperando a confirmação; reagendada, segue a hora nova. Quem atende não recebe estes lembretes.
Só a primeira reunião de diagnóstico do grupo do caso (Casos Pendentes), todas as áreas — nunca o alinhamento nem as reuniões do processo. O “sim” do cliente no grupo ou no privado confirma (“ok”, “sim”, “confirmado”, “estarei”, 👍); “não posso”, desmarcar ou outro horário seguem a remarcação de sempre (os lembretes dessa data param).
Uma vez por reunião, no número privado do cliente (o lead que virou o grupo). Não sai: se o cliente já confirmou no grupo, se a reunião foi cancelada ou está em remarcação, sem o número privado no CRM, com a conversa privada bloqueada, número da equipe ou coleta no privado em curso. A conversa privada fica com a IA de Atendimento desligada (a IA fala no grupo; nem a Atendimento nem o follow-up respondem por cima).
{nome} = o primeiro nome; {advogado} = o advogado do caso (“A {advogado}” vira “A Dra. Isabela” ou “O Dr. Carlos”); {hora} = 15h ou 15h30; o “de hoje” vira “de amanhã” ou “do dia 23/10” quando o pedido sai na véspera (no horário da véspera, abaixo: padrão 18h). Vazio: o texto padrão.Uma vez por reunião, com o telefone e o link wa.me do cliente. O interruptor, o texto e a quem vai (o administrador, o advogado do caso ou os dois) moram em Escritório › Avisos à equipe por tipo (“O cliente não confirmou a primeira reunião de diagnóstico”).
Depois da reunião ou ligação (a primeira do grupo e as seguintes): no fim dela + os minutos da IA Operacional › Tarefa 1 (padrão 15 min), a IA pergunta ao advogado, no grupo, como foi e o que ficou definido, sem perguntar a hora (texto em Avisos à equipe por tipo); até a resposta nada proativo sai ao cliente. Só na primeira reunião do grupo do caso (Casos Pendentes), em dia útil e de 7h a 21h: se o escritório diz no grupo que a reunião não foi feita (“não consegui contato”, “não atendeu”, “não compareceu”), o cliente recebe o aviso para dizer o novo dia e horário e “você deseja dar seguimento ao seu caso?” sai de imediato (ou 4 h depois, se foi o advogado pedindo novo horário); no dia útil seguinte, de manhã, sem resposta, “você desistiu do seu caso?” e, sem resposta até o outro dia útil, a despedida e Perdidos. Qualquer fala do cliente, ou do escritório dando andamento (a reunião aconteceu), encerra. Textos e interruptores: Escritório › Avisos à equipe por tipo (💬 No grupo do caso).
Só para a ligação/reunião "a partir de" (os tempos da reunião, acima, não valem para ela). {nome} = o primeiro nome; {dia} = “hoje” (ou “amanhã”, ou a data); {hora} = 12:00; {advogado} = o advogado do caso ou quem atende. Nada sai fora de 7h–21h na ligação com o lead.
A ligação/reunião "a partir de" (o lead ou o cliente disse a hora, ou o par já faltou 2 vezes) não pede confirmação nem tem o aviso "você ainda não confirmou presença": o sistema só pergunta se foi feita depois desse prazo.
Só quando a reunião foi marcada antes dessa hora e ela cai pelo menos 3 h antes do horário; senão vale o 1º lembrete de sempre. Sem o "sim", só o administrador é avisado (o alerta de sempre, acima) — nada é cancelado.
⚖️ Lembretes de Audiência
Lembretes enviados antes da audiência só na conversa ou no grupo do caso — o advogado vê no grupo e não recebe aviso à parte (decisão de 24/09). Ativados automaticamente ao registrar uma audiência. Sem lembrete ao cliente: a sessão ou audiência de julgamento (tipo Julgamento, ou a publicação/mensagem diz pauta de julgamento, julgamento em plenário, sessão virtual — a parte não participa; também sem reunião de preparação) e o comparecimento dispensado pela equipe no grupo; a audiência continua na agenda do escritório. No dia seguinte, a audiência que passou sai da agenda e fica guardada no histórico da conversa.
Vazio = sua audiência. {advogado} = o advogado do caso pelo tratamento e o primeiro nome (“a Dra. Williene”); sem advogado no caso, o “com {advogado}” some. O título interno do evento (ex.: “R1 — Eduardo”, “Perícia — Caso …”) fica só no CRM e nunca vai ao cliente. Horário: nenhum lembrete sai entre 21:00 e 07:00 — o que cairia de 21:00 à meia-noite sai às 20:00; o da madrugada sai às 07:00 (ou às 20:00 da véspera, se o compromisso for antes das 07:30).
{antes} = a data de antes; {data} = a nova (com o ano, se for outro ano); {hora}, {nome}, {titulo}. Sem pedir confirmação de presença (nenhum lembrete pede - v537.923). A reunião de preparação da audiência vai sozinha para a véspera da nova data (sem mensagem ao cliente; o advogado é avisado).
🔬 Lembretes de Perícia
Lembretes enviados antes da perícia só na conversa ou no grupo do caso — o advogado vê no grupo e não recebe aviso à parte (decisão de 24/09). Ativados automaticamente ao registrar uma perícia. No dia seguinte, a perícia que passou sai da agenda e fica guardada no histórico da conversa.
Vazio = sua perícia. {advogado} = o advogado do caso pelo tratamento e o primeiro nome (“a Dra. Williene”); sem advogado no caso, o “com {advogado}” some. O título interno do evento (ex.: “R1 — Eduardo”, “Perícia — Caso …”) fica só no CRM e nunca vai ao cliente. Horário: nenhum lembrete sai entre 21:00 e 07:00 — o que cairia de 21:00 à meia-noite sai às 20:00; o da madrugada sai às 07:00 (ou às 20:00 da véspera, se o compromisso for antes das 07:30).
{antes} = a data de antes; {data} = a nova (com o ano, se for outro ano); {hora}, {nome}, {titulo}. Sem pedir confirmação de presença (nenhum lembrete pede - v537.923). A reunião de preparação da perícia vai sozinha para a véspera da nova data (sem mensagem ao cliente; o advogado é avisado).
📋 LEMBRETES DE TAREFAS
Alertas enviados automaticamente, antes do horário agendado, ao grupo de aviso (sem grupo, ao número pessoal) de quem está marcado em Quem recebe, no alto desta aba: cada membro marcado recebe os das tarefas dele; o administrador marcado, os de todas (padrão: só o administrador).
Nos momentos marcados acima, o servidor manda o lembrete a quem está marcado em Quem recebe (grupo de aviso; sem grupo, número pessoal) (rotina Lembrete de tarefa; sábado e domingo não), com a mensagem montada pelos dados da tarefa. A tarefa que nasce de um compromisso na conversa avisa uma vez, no maior tempo marcado que ainda couber antes do prazo.
📋 RESUMO DIÁRIO DA AGENDA
O envio acontece uma vez por dia útil, na primeira rodada do servidor depois da hora marcada (as rodadas
são de hora em hora; até 1h30 depois). Sábado, domingo e feriado nacional não enviam.
Mensagem enviada na hora marcada acima, no grupo de aviso de cada advogado (sem grupo, no número pessoal), com o que é dele na Agenda — ⚠️ Prazos, 🔴 Atrasados, 📌 Hoje e 📰 A analisar; só quem tem algo recebe. O texto (cabeçalho e os dois fechos) se edita em Escritório › Avisos à equipe por tipo.
👑 Avisos ao administrador
O que chega no WhatsApp do administrador (no número abaixo). Cada interruptor liga um grupo de avisos:
🔥 Cards e conversas — card que entra em Lead novo pelo roteiro preenchido no CRM, cliente que saiu do grupo, conversa e card em etapas diferentes, follow-up em que a IA não conseguiu decidir e falha ao pegar um caso.
📁 Pasta nova no OneDrive — só a pasta criada pelo botão do CRM (a que a guarda de documentos cria sozinha não avisa).
🎯 Lead atribuído — lead de campanha atribuído pelo anúncio ou pelo servidor, e o caso novo quando o grupo é criado no CRM.
✅ Cliente qualificado — mudou de lugar: o interruptor de cada cópia (administrador, closers, responsável) e o modelo do texto ficam em Escritório › Avisos à equipe por tipo. Aqui continuam valendo o Ligado e o número.
📞 Contato direto com assunto jurídico — quem não veio de anúncio (a IA de Atendimento só atende lead de anúncio: IA Comercial › Com quem esta IA fala) e escreveu um assunto claramente jurídico (demissão, processo, acidente, advogado): a IA não responde e chega aqui o nome, o número e a mensagem (uma vez por conversa). A conversa fica marcada 💬 Contato direto para a equipe responder.
👤 Assunto pessoal — amigo, parente ou conhecido que escreveu ao escritório sobre assunto particular (convite, recado, conversa social, favor, negócio pessoal): a IA não responde, a conversa sai do comercial e chega aqui o nome, o número, o trecho e o motivo (uma vez por conversa). Na conversa, o botão 👤 Pessoal devolve ao comercial se foi engano.
👑 Administrador master — quem recebe o que não tem dono: tarefa automática sem responsável (inclusive a da publicação sem caso), Dúvida da IA sem destino do advogado, avisos ao administrador, avisos de caso, reunião e lead, e o aviso de publicação sem caso. Padrão: Dr. Raphael Tormen. Nunca vai ao "primeiro administrador da lista". Se ele estiver sem grupo de aviso e sem telefone no cartão da Equipe, o aviso vai ao próximo administrador que tem (e fica registrado no log). Quem é responsável (dono do card ou da tarefa), mesmo sendo administrador, continua recebendo o que é dele.
🔥 Cards e conversas — card que entra em Lead novo pelo roteiro preenchido no CRM, cliente que saiu do grupo, conversa e card em etapas diferentes, follow-up em que a IA não conseguiu decidir e falha ao pegar um caso.
📁 Pasta nova no OneDrive — só a pasta criada pelo botão do CRM (a que a guarda de documentos cria sozinha não avisa).
🎯 Lead atribuído — lead de campanha atribuído pelo anúncio ou pelo servidor, e o caso novo quando o grupo é criado no CRM.
✅ Cliente qualificado — mudou de lugar: o interruptor de cada cópia (administrador, closers, responsável) e o modelo do texto ficam em Escritório › Avisos à equipe por tipo. Aqui continuam valendo o Ligado e o número.
📞 Contato direto com assunto jurídico — quem não veio de anúncio (a IA de Atendimento só atende lead de anúncio: IA Comercial › Com quem esta IA fala) e escreveu um assunto claramente jurídico (demissão, processo, acidente, advogado): a IA não responde e chega aqui o nome, o número e a mensagem (uma vez por conversa). A conversa fica marcada 💬 Contato direto para a equipe responder.
👤 Assunto pessoal — amigo, parente ou conhecido que escreveu ao escritório sobre assunto particular (convite, recado, conversa social, favor, negócio pessoal): a IA não responde, a conversa sai do comercial e chega aqui o nome, o número, o trecho e o motivo (uma vez por conversa). Na conversa, o botão 👤 Pessoal devolve ao comercial se foi engano.
👑 Administrador master — quem recebe o que não tem dono: tarefa automática sem responsável (inclusive a da publicação sem caso), Dúvida da IA sem destino do advogado, avisos ao administrador, avisos de caso, reunião e lead, e o aviso de publicação sem caso. Padrão: Dr. Raphael Tormen. Nunca vai ao "primeiro administrador da lista". Se ele estiver sem grupo de aviso e sem telefone no cartão da Equipe, o aviso vai ao próximo administrador que tem (e fica registrado no log). Quem é responsável (dono do card ou da tarefa), mesmo sendo administrador, continua recebendo o que é dele.
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